Referenz Management

Dieser Blogbeitrag ist eine verkürzte und modifizierte Sneakpreview-Version eines Artikels über Referenz Management, der in Zusammenarbeit mit Martin Fenner und Sönke Bartling entstanden ist. Der Artikel wird demnächst in dem von Sascha Friesike und Sönke Bartling editieren Buch über Open Science erscheinen.

Von Karteikarten zu gemeinsamen digitalen Literatursammlungen

Wissenschaftler werden heute mit einer ständig wachsenden Anzahl an Publikationen konfrontiert. Einen Überblick über die Vielzahl an unterschiedlichen Quellen zu behalten ist keine einfache Aufgabe. Die eigene Sammlung an Referenzen zu verwalten kann zeitaufwändig und mühsam sein. Während in der Vergangenheit Referenzen auf Karteikarten geschrieben und in Kästchen aufbewahrt wurden, werden sie heute in digitalen Formaten gespeichert die leicht mit anderen WissenschaflerInnen geteilt werden können und sogar in Zusammenarbeit editierbar sind. Es gibt viele Arbeitsmittel die es WissenschaftlernInnen erleichtern können das gesammelte Material zu verwalten. Den „besten Referenz Manager“ aus der verfügbaren Vielzahl an Hilfsmitteln auszuwählen ist nicht so einfach wie man meinen könnte. Einerseits hat jeder Referenz Manager seine Vor- und Nachteile. Andererseits haben WissenschaftlerInnen unterschiedliche Arbeitsweisen. Daher ist der „beste Referenz Manager“ vermutlich derjenige mit der größten Übereinstimmung zwischen der Funktionalität und der Arbeitsweise des Wissenschaftlers.

Was Reference Manager können

Referenz Manager können WissenschaftlerInnen in den folgenden elementaren Aufgaben unterstützen: beim Suchen, Speichern und Schreiben (Fenner 2010). Viele Referenz Manager bieten die Funktionalität nach Publikationen zu suchen; Einige davon machen sogar Vorschläge welche Publikationen für den/die WissenschaftlerIn von Interesse sein könnten, basieren auf den Informationen aus dem angegebenen Profil. Des Weiteren extrahieren die meisten Referenz Manager automatisch Metadaten aus PDF Dateien, Datenbanken und sogar Webseiten. Auch wenn das nicht immer mit absoluter Genauigkeit geschieht, erspart es trotzdem viel manuelle Arbeit.

Referenzen können in Ordern und Unterordnern organisiert werden; Referenzen können auch mit Schlagworten markiert werden. Alle Referenz Manager unterstützen das Importieren und Exportieren von Referenzen in und aus dem Referenz Manager. Außerdem ermöglichen alle Reference Manager Texteditoren zu integrieren. Einige Referenz Manager haben einen eingebauten PDF-Betrachter der es erlaubt den gesamten Volltext einer Publikation zu speichern. Darüber hinaus können PDFs annotiert werden und die Annotationen können mit anderen Nutzern geteilt werden.

Es gibt Referenz Manager die die “Weisheit der Vielen” nutzen indem sie den Austausch von Referenzen und Open Access Artikeln begünstigen. Ähnlich wie in anderen sozialen Netzwerken können Nutzer Profile anlegen und sich mit anderen Menschen vernetzen. Sie können sowohl private als auch öffentliche Gruppen erstellen und in Zusammenarbeit eine gemeinsame digitale Bibliotheksammlung imstande halten.

Eine weitere Tätigkeit die durch Referenz Manager erleichtert wird ist das Formatieren von Referenzen je nach erfordertem Zitationsstil. Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Zitationsstilen und jedes Journal hat seine eigenen Standards. Wenn also ein Artikel bei mehr als einem Journal eingereicht wird, können Referenzen Dank Referenz Management Software automatisch angepasst werden. Alle Referenz Manager decken die meist verwendeten Zitationsstile ab und viele bieten die Möglichkeit die vorhandenen Stile zu editieren unter Verwendung von CSL. Die unten aufgeführte Tabelle zeigt einen Überblick der Grundmerkmale von sieben gängigen Referenz Managern.

Übersicht der Grundmerkmale von Referenz Managern

(zum Vergleich, siehe die vorherige Version)

Was Referenz Manager (noch) nicht können

Was das Thema Referenz Management kompliziert macht, ist auf der einen Seite die Vielzahl der bibliografischen Stile (mindestens 5000) sowie verschiedene nebeneinander existierende Formate und auf der anderen Seite der Mangel an allgemein akzeptierten Standards. Trotz Bemühungen sich auf gemeinsame Standards zu einigen (wie zum Beispiel BibTeX oder RIS sowie CSL und DOI) herrscht wenig Interoperabilität zwischen den verschiedenen Werkzeugen.

Wie bereits erwähnt, extrahieren die meisten Referenz Manager automatisch bibliografische Metadaten, aber auf Grund von fehlenden gemeinsamen Standards funktioniert das nicht immer nahtlos. Insbesondere das Extrahieren von Informationen aus nicht-textbasierten Quellen wird von der technischen Seite nicht gut unterstützt.

Auch wenn das Anpassen der Referenzen an die jeweils vorgeschriebenen Zitationsstile weitgehend automatisiert ist, wäre es nicht einfacher wenn es einen universalen Zitationsstil weltweit geben würde? Natürlich ist das Wunschdenken. Aber vielleicht werden wir in Zukunft ein größeres Einhalten von Standardformaten und eine bessere Interoperabilität zwischen den verschiedenen Instrumenten sehen.