4 core properties of sustainable support formats for digitalisation in SMEs

Digitalisation offers challenges and opportunities for German medium-sized companies. But through which formats can digitalisation topics actually be conveyed in a target group-oriented manner and which core properties should these formats have? We share our experience of how sustainable support systems can be set up.

Digitalisierung ist gleichzeitig eine zentrale Herausforderung und Chance für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in Deutschland. Sie beinhaltet zum einen die technischen Aspekte der Aufbereitung, Verarbeitung und Speicherung von Daten. Zum anderen ist sie ein Transformationsprozess der strategische, organisatorische und soziokulturelle Veränderungen – und damit einen fundamentalen Wandel von Organisationen – mit sich bringt.

Dem steht eine bei KMU oft eher konservative Einstellung gegenüber. Neben dem Risiko zur Entwicklung von Innovationen, ein enges Produkt- und Dienstleistungsangebot mit dem auf einem begrenzten Absatzmarkt operiert wird, besteht häufig auch eine Knappheit an finanziellen und personellen Ressourcen. Aktivitäten im Kontext der Digitalisierung sind deswegen oft reaktiv und selektiv. Strategische Innovationsaktivitäten werden zugunsten kurzfristiger Projekte vernachlässigt und es gibt immer noch zu wenig Kooperation mit externen Partnern um neues Wissen und neue Geschäftsfelder zu erschließen.

Wir möchten im Folgenden unsere Erfahrungen aus 5 Jahren „_Gemeinsam digital“ am HIIG teilen in denen wir unterschiedliche Unterstützungsformate für den Mittelstand entwickelt und durchgeführt haben: Durch welche Formate lassen sich diese Digitalisierungsthemen zielgruppengerecht vermitteln und welche Kerneigenschaften sollten diese Formate haben?

4 Bildungs- und Netzwerkformate für den digitalen Wandel in KMU 

Das Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft (HIIG) war bis 2021 Partner im Projekt _Gemeinsam digital, das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Berlin. Mit dem Programm, das mittlerweile “Mittelstand-Digital Zentrum Berlin” heißt, unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und dem Handwerk. Die geförderten Kompetenzzentren helfen mit Expertenwissen, Demonstrationszentren, Best-Practice-Beispielen sowie Netzwerken, die dem Erfahrungsaustausch dienen. 

Das Kompetenzzentrum richtet seine Angebote hauptsächlich auf KMU im Raum Berlin/ und Brandenburg. Die Spannweite an digitalen Reifegraden von KMU ist gerade in dieser Region sehr weit. Die Angebote des Kompetenzzentrums waren von vorneherein so konzipiert, diese Vielfalt in ihren Angeboten aufzugreifen und sie sich zu Nutze zu machen. Im Folgenden möchten wir einige der Formate vorstellen.

• Geschäftsmodellsprints: Der ganzheitliche Blick auf die Digitalisierung bleibt eine Herausforderung für KMU. Damit ist es wichtig nicht nur punktuelle Digitalisierungsaktivitäten in den Organisationen zu fördern, sondern die Entwicklung von ganzheitlichen, längerfristigen Strategien zu unterstützen und zu begleiten. Im Geschäftsmodellsprint-Format wird direkt mit einzelnen Organisationen zusammengearbeitet, um bestehende Geschäftsmodelle zu hinterfragen, anzupassen oder zu erneuern. Die Sprints setzen sich aus mehreren Phasen zusammen: Analyse, Synthese, Ideenfindung und Transfer. Hier arbeiten HIIG-Projektmitarbeiter*innen mit den KMU über mehrere Wochen eng zusammen.

• Sprechstunden zu künstlicher Intelligenz: Technologien wie KI werden oft als so komplex, wissens- und kapitalintensiv wahrgenommen, dass keine direkte Verbindung zu Anwendungsmöglichkeiten im eigenen Unternehmen aufgebaut werden kann. Insbesondere für KMU ist es deswegen wichtig, die Technologie mithilfe von Anwendungsfällen greifbar zu machen. KI Sprechstunden bieten einzelnen Organisationen eine einstündige, auf die individuellen Bedarfe zugeschnittene Beratung. Hierzu wird bereits im vorhinein ein Fragebogen ausgefüllt, so dass passgenaue Anwendungsbeispiele vermittelt werden können und im Gespräch Möglichkeiten zum Einsatz von KI im Unternehmen eruiert werden können. Darüber hinaus werden die Daten genutzt, um zukünftige Förderprogramme besser auf die spezifischen Bedarfe von KMU ausrichten zu können. 

• Niedrigschwellige Digital-Formate: Podcasts bieten die Möglichkeit niederschwellig in Kontakt mit einer breiten Zielgruppe zu treten und Inhalte leicht verständlich und zugänglich aufzubereiten. Die Smarter Mittelstand Podcastreihe stellt innovative Praxisbeispiele aus kleinen und mittleren Unternehmen vor, um konkrete Umsetzungsmöglichkeiten zu verdeutlichen und KMU zu ermutigen ihren eigenen Weg beim Einsatz moderner Technologien zu finden. Im Kurz erklärt Videoformat  werden in Kurzvideos Schlüsselbegriffe und -Konzepte und Methoden der Digitalisierung mit Bezug auf die Bedürfnisse von KMU erläutert. Berührungsängste werden abgebaut und in Kürze ein Grundverständnis für digitalisierungsrelevante Themen vermittelt. Weiterhin geben Erlebnistouren die Möglichkeit, erfolgreiche Umsetzungsprojekte vor Ort zu besuchen, Kontakte zu knüpfen und die Geschichten hinter den Innovationsprojekten zu hören. 

• Netzwerkbildende Formate: Netzwerke von KMU sind zwar oftmals sehr gut und stabil, jedoch oft auch wenig dynamisch und stark auf ähnliche Unternehmen ausgerichtet. Neue Kontakte zu jüngeren, anders strukturierten Unternehmen bringen Potential für Innovationen mit sich. Dabei gilt es Schnittstellen zu finden, eine einheitliche Sprache zu ermöglichen und den Grundstein für eine gemeinsame Wertschöpfung zu legen. Über Probleme und Prozesse wissen etablierte Unternehmen meist sehr detailliert Bescheid – Startups hingegen sind Experten in disruptiven Technologien und innovativen Geschäftsmodellen. In Kooperationen ergänzen sich beide Seiten oft unkompliziert und ohne große Investitionen. 

4 Kerneigenschaften für Erfolg und langfristige Wirksamkeit

Um den speziellen Herausforderungen für KMU in Bezug auf Digitalisierung und disruptive Technologien zu begegnen braucht es, wie sich in unserer Arbeit gezeigt hat, auch spezielle Unterstützungsangebote. Folgende Kerneigenschaften fördern Erfolg und langfristige Wirksamkeit:

• Diversität und Anpassungsfähigkeit: Die Formate bieten unterschiedliche Zugänge welche der Diversität der Organisationen, der Menschen in den Organisationen und auch unterschiedlichen Digitalisierungsgraden gerecht werden. Asynchrone Angebote können dann wahrgenommen werden wenn Zeitressourcen vorhanden sind und es kann im eigenen Tempo gelernt werden. Nach digitalem Reifegrad vorsortierte Formate gewährleisten, dass die Zielgruppe Angebote bekommt welche ihrem konkreten Bedarfen und Vorwissen angepasst sind und damit weder über- noch unterfordern. Eine Vielfalt an Angeboten die sowohl einzeln als auch als “Paket” wahrgenommen werden kann, erlaubt es der Zielgruppe selbst zu steuern zu welchem Grad und in welcher Geschwindigkeit sie die Unterstützungsangebote wahrnehmen möchte.

• Kontinuierliche Datenerhebung und Auswertung der Bedarfe: Das systematische Erheben von Bedarfen der Organisationen bietet die Möglichkeit, Probleme und neue Herausforderungen zu erkennen, zukünftige Unterstützungsprogramme nach konkreten Bedarfen auszurichten und erfolgreiche Förderprogramme zu konzipieren. Hier ist eine enge Verzahnung von praxisorientierter Förderung und Forschung notwendig, um langfristig, nachhaltig und bedarfsorientiert den digitalen Wandel im Sektor zu fördern und zu begleiten. Reine Unterstützungsangebote ohne Forschungsanteil laufen Gefahr, sich nicht an wandelnde Bedarfe und Fragestellungen im Sektor anzupassen und Erfahrungen nicht zu reflektieren und systematisieren.

• Anwendbarkeit und Erlebbarkeit von Technologien: Insbesondere Technologien wie KI, die wissens- und kapitalintensiv erscheinen müssen für KMU nutzbar und erlebbar gemacht werden. Technologien werden anhand von konkreten Anwendungsfällen zugänglicher und anwendungsnaher vermittelt. Formate wie Geschäftsmodellsprints oder Sprechstunden geben die Möglichkeit über konkrete Anwendungsfälle in der eigenen Organisation nachzudenken und mit überschaubarem Ressourceneinsatz neues auszuprobieren. Dies unterstützt den Abbau von Innovationsbarrieren und den Aufbau einer Innovationskultur sowohl innerhalb der Organisationen als auch im Sektor.

• Aufbau von Ressourcen in den Organisationen. Es braucht insbesondere kulturelle und personelle Ressourcen, um die digitale Transformation aus der eigenen Organisation heraus positiv und bedarfsorientiert zu nutzen und zu gestalten. Digitale “soft skills” ermöglichen es Organisationen proaktiv und ganzheitlich neue Technologien für sich nutzbar zu machen, diese kritisch zu beurteilen und auf unterschiedlichen Ebenen in der Organisation einzusetzen.

Unsere Erfahrung zeigt

Ganzheitliche und nachhaltige Unterstützungssystememüssen mit und für die Zielgruppen entwickelt werden in denen sie wirksam sein sollen. Der deutsche Mittelstand hat im Bezug auf Digitalisierung viele Herausforderungen, aber auch einzigartige Ressourcen, um die Digitalisierung aktiv und innovativ zu gestalten.
Wir hoffen, dass unsere Angebote einen Teil dazu beigetragen haben und sind uns sicher, dass das Zentrum Mittelstand digital diesen Weg weiter erfolgreich begleiten wird.