“Just start, because the timing is always wrong”

AI in German SMEs

Artificial intelligence (AI) is only something for large corporations? The public perception often assumes this. But small and medium-sized enterprises can also benefit from AI.

Bringt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) Vorteile für mein Unternehmen? Mit dieser Frage konfrontieren sich derzeit sogar kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Doch aufgrund der Vielschichtigkeit, die die Querschnittstechnologie begleitet, ist es für KMU häufig eine große Herausforderung diese Frage zu beantworten. Das zeigen die Ergebnisse einer Befragung zum Thema KI im Mittelstand, die das Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft (HIIG) im Rahmen des Projekts “_Gemeinsam digital” durchführte. Ziel der Studie war es, die Herausforderungen und Bedarfe von KMU bei der Integration von KI zu untersuchen.

Dazu führte das HIIG insgesamt 52 Gespräche mit KMU durch. Diese Gespräche verteilten sich auf 37 durch das HIIG angebotene “KI-Sprechstunden” Interviews und 15 Podcasts – beide Formate mit jeweils eigenem thematischen Schwerpunkt. Während der Podcast “Smarter Mittelstand” vor allem Best Practices behandelte, fokussierte sich die KI-Sprechstunde auf die Hindernisse bei der Implementierung von KI und auf mögliche Anwendungsbereiche im Unternehmen wie z.B. das KI-basierte Einlesen von Rechnungen.

Wo liegen die Hürden beim Einsatz von KI?

Zentraler Grund für das zögerliche Voranschreiten der in der KI-Sprechstunde befragten KMU beim Einsatz von KI ist fehlendes Wissen über die Technologie. Fast drei Viertel aller Befragten gaben an, die Auseinandersetzung mit dem Thema als herausfordernd und teilweise zu komplex wahrzunehmen. Neben dem finanziellen Aspekt und der bisher fehlenden digitalen Infrastruktur auf der die KI aufbauen kann, ist die Sicherheit ein weiterer Hinderungsgrund für die Einbindung von KI. Dabei geht es speziell um die Gewährleistung der Datensicherheit, die im Zuge der EU-Datenschutzverordnung (DSGVO) festgeschrieben ist.

KI-Integration zum Nachmachen

Innerhalb der Podcasts befragten wir gezielt KMU, die in ihrer Branche bereits eine Vorreiterstellung bei der Anwendung von digitalen Technologien aufweisen. Befragt wurden demnach Unternehmen, die bereits erfolgreich digitale Technologie implementiert haben und aus eigenem Erfahrungsschatz berichten konnten. Folgende 6 Erfolgsfaktoren haben sich in unseren Gesprächen mit diesen KMU herauskristallisiert.

Angepasste Lösung durch Kooperation mit Startups und Instituten der angewandten Forschung

KI-Anwendungen müssen häufig an die jeweiligen individuellen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden (z.B. Training von KI-Modellen mit relevanten Daten). Vielen KMU fehlt diese Expertise bisher. Eine Zusammenarbeit mit Startups oder Forschungsinstituten kann daher für die Innovation im Unternehmen fruchtbar sein. Die Innovationsmanagerin Kerstin Fiedler aus dem Unternehmen META-Regalbau beschrieb die Suche nach einem passenden Kooperationspartner so: “Man sollte erstmal im eigenen Umfeld schauen […] man muss jetzt nicht unbedingt nach Berlin fahren oder vielleicht ins Silicon Valley sondern es reicht dann oft in den Nachbarort zu schauen was dort die Startup-Szene macht.” 

Unternehmenskulturen zueinander bringen

Für eine erfolgreiche Kommunikation rund um KI muss der Informationsaustausch über Abteilungs- und Hierarchie-Grenzen ermöglicht werden. “Wir hatten schon von Anfang an eine Affinität für Startups, deren Kultur und Herangehensweise […] das  war eine Grundvoraussetzung”, erklärt die Geschäftsführerin Kerstin Hochmüller von Merantec, einem Hersteller für Internet of Things (IoT)-Torlösungen.

Fehlerkultur starten

Die Transformation von einem starren Perfektionismus zu einer lebendigen Fehlerkultur beschreibt Martin Lange, Geschäftsleitung Vertrieb & Marketing bei BEULCO, einem Unternehmen aus der Trinkwasserbranche, so: “Wir stellen Produkte her, die eine extrem hohe Qualität haben, die 40 Jahre lang halten müssen und da dürfen eigentlich gar keine Fehler passieren. Und jetzt transformieren wir uns und sagen, ‘okay wir dürfen auch Fehler machen’. Das Wichtige ist nur, dass wir früh Fehler machen und schnell daraus lernen und es besser machen.”

Rückendeckung durch CEO und Integration der operativen Abteilungen

Fast alle befragten Unternehmen betonten, wie wichtig die Involviertheit der Geschäftsführung bei der digitalen Transformation des Unternehmens ist. Denn KI-Anwendungen können viele Arbeitsbereiche umfassen und bedürfen einer umfassenden Betreuung. Alle relevanten Geschäftsebenen sollten frühzeitig am Projekt beteiligt und aktiv eingebunden werden, um die jeweilige KI-Anwendung optimal auf den angestrebten Anwendungsfall anzupassen. Das Unternehmen META-Regalbau holte sich im Vorfeld der KI-Implementierung die Expertise der Mitarbeitenden ein: “Bevor man wirklich mit Startups zusammenarbeitet, sollte man den Prozess genau anschauen und mit den Leuten reden, die die Prozesse bedienen – die haben am meisten Ahnung.”

Mit kleinen Schritten herantasten

Ist das Potenzial erst einmal ausgelotet, sollte in kleinen Schritten  ausgewertet werden, wo die jeweilige KI-Technologie einen Mehrwert bringt. Beginnend mit kostenlosen Demos über Workshops bis hin zu einem Proof of Concept (Machbarkeitsstudie) kann zügig und kostengünstig eruiert werden, wie und wo KI-Anwendungen am besten im Unternehmen eingesetzt werden können.

KI und Change-Management

Erfolgreiche KI-Projekte basieren auf klarer Kommunikation. Transparenz und das Ansprechen von Bedenken sind Teil einer offenen Kommunikation. Die Vorteile für die Mitarbeiterschaft müssen deutlich dargelegt werden. Workshops zu KI-Anwendungen im betrieblichen Alltag schon vor Beginn der Implementierungsphase sind ein gutes Mittel, um Transparenz zu schaffen und alle Mitarbeitergruppen einzubeziehen. “Von Anfang an Transparenz schaffen. So wird die Digitalisierung nicht abgewimmelt”, sagt Kerstin Fiedler, META-Regalbau. 

Disruption in mundgerechten Häppchen

Die positive Nachricht zum Schluss: Die Befragung zeigt, dass die größten Herausforderungen für den Einsatz von KI-Anwendungen auf interner Organisationsebene der Unternehmen liegen. Das heißt, viele Hindernisse sind leichter zu bewältigen, da sie nicht in externen Faktoren (wie z.B. Gesetzgebung, Technologie etc.) begründet sind. Somit kann eine produktive Auseinandersetzung mit KI-Themen stattfinden, solange die Unternehmensleitung sich aktiv dem Erkunden des KI-Potenzials verschreibt – auch wenn die entsprechende Suche nach gut aufbereiteten Best Practices bisweilen zeitintensiv ist. Der Geschäftsführer von India Dreusicke, einem Unternehmen, das sich auf die Produktion von Spritzgussformen spezialisiert hat, beschrieb den Beginn sich mit dem Thema KI auseinanderzusetzen so: “Einfach machen. Fangen Sie einfach an, denn der Zeitpunkt ist immer der Falsche!”

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